URGENCIA DE UN MODERMO SISTEMA DE EXPEDIENTE DIGITAL QUE SEA INTERACTIVO INTEROPERABLE, DESCENTRALIZADO, EN WEB.

L. Guadamuz S,  Ph.D.

La Dirección de Recursos humanos de Costa Rica tiene alrededor de 80. 000 expedientes de funcionarios activos y alrededor de 20. 000 expedientes de funcionarios pensionados o inactivos. La documentación que generan los movimientos propios de recursos humanos, reclamos administrativos, causas disciplinarias, componentes salariales (carrera profesional, dedicaciones exclusivas, prohibición otros) y evaluaciones del desempeño entre otras es gigantesca (posiblemente eso genera  alrededor de un millón de documentos al año).

Frecuentemente la información de los usuarios se traspapela o se pierde. Las diferentes unidades y departamentos conservan información dispersa de los usuarios en cada uno de los departamentos. Ello dificulta darle atención y resolver las demandas de los usuarios, pues el funcionario que atiende el caso debe empezar por compilar o integrar la información.  Una consecuencia de éste problema es que dificulta desarrollar un proyecto de desconcentración en las DRE u otro proyecto afín, pues para resolver cualquier consulta o problema se requiere tener la información de forma unificada.  Adicionalmente se carece de una gestión documental que permita desconcentrar la gestión de recursos humanos, mejorar el servicio a los usuarios y facilitar la toma de decisiones. Se carece de una instancia o proceso que permita administrar la documentación y clasificar la información por orden de importancia o criterios de oportunidad, lo mismo que direccionar la documentación adecuadamente a las instancias pertinentes a fin de mejorar la gestión.

En los procesos de gestión de recursos humanos se recibe mucha papelería que no tiene valor agregado (copias del mismo documento en todas las oficinas de la DRH), duplicidad de documentos los cuales son remitidos a diferentes instancias y todos terminan abarrotando los archivos de cada oficina (ejemplo juegos de documentos personales de cada servidor se encuentran en cada unidad administrativa). Cada oficina trabaja de forma independiente y dentro de sus normas establece que se requiere dejar copia de los documentos que le permita respaldar el proceso intermedio que ésta realiza, lo cual hace que muchas veces se acumulen documentos físicos que no agregan valor (ejemplo copia de la cédula de identidad).  Cada oficina de la DRH, tiene su propia tabla o modelo de archivo  con el cual determina el tiempo de conservación de los documentos, la cual es de manera subjetiva y no de forma homologada respecto a las demás oficinas de la DRH.

Es conveniente y necesario desarrollar e implementar un verdadero e innovador Proyecto de Digitalización de Expedientes, el cual debe contemplar una etapa de depuración y homologación de la información y facilite la consulta de los mismos por parte de los usuarios y entidades públicas. Desarrollar un Proyecto de Gestión Documental, junto con la Oficina de Archivo Central, para inventariar todos los tipos de información que se generan en la DRH, determinar y priorizar los que se requiera documentar y cuales no se requiere hacerlo. (el problema mencionado también existe en otras Dependencias del MEP, ejemplo en CONESUP es casi un piso dedicado a acumular expedientes).  Debiese de ser una meta de RH erradicar la cultura del papeleo para todo; realizar una reingeniería de procesos, simplificando, estandarizando y automatizando las acciones que hoy se realizan en la gestión de los Recursos Humanos. Paralelamente debiese de establecerse la obligatoriedad de correos electrónicos y de la Comunicación Unificada Integrada, así como establecer la obligatoriedad de la firma digital para todas las jefaturas para que emitan documentos con firmas digitales.

De igual manera se deben mejorar los procesos para que no haya duplicidad de funciones y por ende de generación de documentos, para ello  establecer equipos de trabajo que permitan resolver los problemas y no la emisión de documentos que no resuelven la gestión (se acostumbra a documentar que se realizó una parte del proceso o que no es competencia de alguna oficina), además de normar la gestión documental que permita determinar cuál es la información que debe ser escaneada, archivada y el tiempo de archivo de cada uno de manera homologada.

Es decir, se debe implementar el expediente digital, que permita a la administración de RH  contar con un expediente único por funcionario y así disminuir en un 100% el papeleo y la duplicidad de documentación. Claro que ojalá que la selección de quien realice un proceso de tal envergadura no sea la misma argolla de empresas y que la elaboración de un cartel de licitaciones no se  haga  en base a propuestas de especificaciones de las mismas empresas, sino por verdaderos especialistas que no representen los intereses de los vendedores.

Se debe  desconcentrar y descentralizar procesos, darle más protagonismo a las Direcciones de los Centros educativos, a las Supervisiones Escolares y a las Direcciones Regionales, en todos los procesos administrativos.

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